Prowizja czy abonament w katalogu escape roomów

Krótka odpowiedź dla zabieganych

Katalogi dla escape roomów pobierają pieniądze na dwa sposoby. Pierwszy to procent od każdej opłaconej rezerwacji. Drugi to stała opłata miesięczna lub roczna za profil, kalendarz i widoczność. Który model jest tańszy, zależy od jednej liczby, czyli ile rezerwacji katalog przyniesie lub obsłuży w miesiącu.

Poniżej znajdziesz sposób liczenia, przykład z założonymi kwotami, pytania, które warto zadać każdemu katalogowi, oraz opis tego, jak rozlicza się Dedukcje. Przykładowe stawki procentowe są założeniem do obliczeń, nie cennikiem żadnego konkretnego serwisu. Sprawdź aktualne warunki u każdego dostawcy przed decyzją.

Jak działa prowizja od rezerwacji

Przy prowizji katalog zabiera część każdej rezerwacji, którą przyjął, czasem tylko tej, którą sam wygenerował. Brak sprzedaży oznacza brak kosztu. Dla nowego pokoju bez gości to realna ochrona, bo nie ryzykujesz stałego wydatku, zanim ruch się pojawi.

Minusem jest to, że koszt rośnie razem z sukcesem. Gdy pokój zapełnia weekendy, a goście wracają, każda kolejna gra zwiększa rachunek, choć praca katalogu przy stałym kliencie jest już niewielka. Prowizja bywa też trudna do kontroli, jeśli nie widzisz, które rezerwacje zostały naliczone i na jakiej podstawie.

Jak działa abonament

Przy abonamencie płacisz stałą kwotę za dostęp do narzędzi, czyli profil, kalendarz rezerwacji, statystyki i widoczność w katalogu. Koszt jest przewidywalny i łatwo go wpisać w budżet. Dodatkowa rezerwacja nie zwiększa rachunku.

Minusem jest ryzyko przy bardzo małym obłożeniu. Jeśli pokój przyjmuje kilka gier w miesiącu, stała opłata jest relatywnie duża. Dlatego abonament sprawdza się u organizatorów, którzy już mają ruch albo chcą go zbudować, i dla których kalendarz jest codziennym narzędziem pracy.

Przykład obliczeń z założonymi kwotami

Załóżmy, że średnia rezerwacja w Twoim pokoju to 200 zł, a katalog pobiera 10 procent prowizji. To zakładane liczby, służą tylko do pokazania metody. Podstaw do wzoru własne dane.

Prowizja od jednej rezerwacji wynosi wtedy 20 zł. Abonament Pro w Dedukcjach kosztuje 199 zł netto miesięcznie, a przy rozliczeniu rocznym połowę tej kwoty, czyli 99,50 zł netto miesięcznie. Próg opłacalności to kwota abonamentu podzielona przez prowizję od jednej rezerwacji.

Pokój, który sprzedaje 40 gier miesięcznie, zapłaciłby w tym założeniu 800 zł prowizji. Ten sam pokój przy abonamencie Pro płaci 199 zł albo 99,50 zł, zależnie od okresu rozliczeniowego. Różnica rośnie z każdą kolejną grą. Pokój z trzema grami w miesiącu zapłaci mniej na prowizji, ale też dopiero zaczyna i nie ma jeszcze kalendarza obciążonego pracą.

Policz to dla własnej średniej rezerwacji. Jeśli sprzedajesz grupy firmowe po 600 zł, prowizja od jednej gry wynosi 60 zł i próg spada do kilku gier. Jeśli bierzesz głównie małe ekipy po 120 zł, próg jest wyższy.

Pytania do zadania każdemu katalogowi przed podpisaniem

Pytanie o eksport danych jest najczęściej pomijane, a przy zmianie narzędzia decyduje o tym, czy zabierzesz ze sobą bazę gości. Zapytaj o nie wprost, zanim wpiszesz pokój do jakiegokolwiek systemu.

• Od czego liczona jest prowizja, od ceny brutto, od kwoty po rabatach czy od rezerwacji, które katalog sam wygenerował.
• Czy rezerwacje od stałych klientów lub z Twojej strony też są obciążane.
• Jak wygląda rozliczenie, miesięcznie z raportem czy od razu przy płatności gościa.
• Czy w abonamencie masz kalendarz, statystyki i eksport danych, czy tylko wpis z adresem.
• Czy limity planu są liczone na zużycie, czy na liczbę pokoi i lokalizacji.
• Jak zrezygnować i co dzieje się z historią rezerwacji po wygaśnięciu planu.

Kiedy prowizja jest rozsądnym wyborem

Prowizja ma sens, gdy otwierasz pokój i nie wiesz, ile gier sprzedasz w pierwszych miesiącach. Ma sens także wtedy, gdy katalog realnie przyprowadza gości, których inaczej byś nie pozyskał, i potrafi to udokumentować. Wtedy płacisz za wynik.

Prowizja traci sens, gdy rezerwacje przychodzą z Twojej własnej strony, od stałych klientów i z poleceń, a katalog służy głównie jako kalendarz. Płacisz wtedy procent od ruchu, który zapewniłeś sam. Warto wtedy zadbać o własną stronę lokalu z formularzem rezerwacji, aby kierować gości bezpośrednio, a katalog traktować jak dodatkowy kanał.

Kiedy lepszy jest abonament

Abonament wygrywa, gdy pokój ma już regularny ruch, gdy obsługa pracuje w kalendarzu codziennie albo gdy prowadzisz więcej niż jedną lokalizację. Wtedy stała kwota jest niższa od procentu od setek rezerwacji, a ty płacisz za narzędzie, nie za sukces.

Abonament lepiej też wpisuje się w księgowość. Jedna faktura VAT w miesiącu lub w roku jest prostsza do zaksięgowania niż rozliczenia od wielu rezerwacji. Jeśli prowadzisz kilka pokoi w różnych miastach, zajrzyj na stronę o systemie rezerwacji dla sieci escape roomów, gdzie opisujemy plan Studio.

Jak rozlicza się Dedukcje

Dedukcje działają w modelu abonamentu. Plan Pro kosztuje 199 zł netto miesięcznie i obejmuje profil pokoju w katalogu, kalendarz rezerwacji, kreator spraw i statystyki obłożenia. Plan Studio za 499 zł netto dodaje wiele lokalizacji, role zespołu i eksport rezerwacji. Rozliczenie roczne obniża cenę o 50 procent. Do cen doliczamy 23 procent VAT i wystawiamy fakturę.

Przed zakupem sprawdź cennik platformy i porównaj plany z liczbą pokoi oraz zespołem. Szczegóły narzędzi dla pojedynczego pokoju opisuje strona oprogramowanie do escape room. Gdy planujesz skupić się na grupach firmowych i szkolnych, zobacz również escape room dla firm, bo to tam trafiają rezerwacje o najwyższej wartości.

Jak podjąć decyzję w jeden wieczór

Wynik ma jedną słabość, bo nie uwzględnia gości, których katalog przyprowadza sam. Dlatego po kwartale sprawdź w statystykach, ilu rezerwujących trafiło do kalendarza z katalogu, a ilu z innych źródeł. To pokazuje, za co faktycznie płacisz.

1. Wypisz liczbę gier z ostatnich trzech miesięcy i uśrednij ją.
2. Policz średnią wartość jednej rezerwacji z ostatnich 20 gier.
3. Pomnóż średnią wartość przez stawkę prowizji, którą oferuje katalog, aby poznać koszt jednej gry.
4. Podziel kwotę abonamentu przez ten koszt i porównaj wynik z liczbą gier w miesiącu.
5. Jeśli wynik jest niższy niż Twoja średnia, wybierz abonament. Jeśli wyższy, wybierz prowizję i wróć do rachunku za kwartał.

Najczęstsze pytania